En 2019 se aprobó un Real Decreto-ley que posibilitó la aparición de múltiples software de gestión del tiempo en el trabajo. La normativa, que buscaba en sus inicios actuar frente a las empresas que cometían infracciones a modo de jornadas muy largas de trabajo con sus empleados, ha acabado suponiendo una posible ventaja competitiva para las compañías, al menos las que han sabido adaptarse a esta nueva realidad.

Cuando el Gobierno de España legisló para luchar frente a las horas extras impagadas lo hizo posibilitando tres tipos de sistemas de control horario: manual, electrónico o digital. De todos ellos, los que han ganado más popularidad son los digitales, que son aplicaciones, software o plataformas web que agilizan el registro horario de los trabajadores y además incluyen otras funciones extra igualmente interesantes.

En este sentido, un buen software de gestión de tiempo en el trabajo, como es Visualtime, va a resultar beneficioso para las empresas y para los trabajadores, porque las primeras pueden alcanzar mejores índices de productividad; mientras que los empleados conocen mejor sus horarios de trabajo, las ausencias por enfermedad o la gestión de las vacaciones. A su vez, estos sistemas hacen más complicado que ocurran abusos por parte de las empresas.

Simplificación administrativa y ahorro de tiempo

La dinámica de estos sistemas es sencilla, se trata de métodos que tienen como cometido registrar la hora de entrada y salida de los empleados para contabilizar su jornada de trabajo. Así todos los actores interesados conocen la información de manera precisa.

Esta función se puede realizar a través de formatos digitales, electrónicos o mediante fichajes manuales. Los sistemas electrónicos son muy seguros y precisos, pero no siempre son operativos cuando hablamos de personas que trabajan desde casa. Por su parte, los sistemas manuales entran en riesgo de perder legibilidad con el paso del tiempo o depender mucho de la acción humana.

La tercera opción son los software de control de presencia. Son aplicaciones o plataformas web que aúnan las ventajas de las dos anteriores. Son más cómodas de integrar en las empresas que los sistemas electrónicos y además favorecen el registro de las jornadas de teletrabajo. Y con respecto a los sistemas manuales, presentan como ventaja que todos los fichajes quedan automatizados, sin riesgo a que se extravíen o se pierda información.

Sea como fuere, el registro del control horario es una obligación normativa que hay que cumplir. De hecho, de no hacerlo las empresas se enfrentan a cuantiosas multas. Por tanto, no solo es una protección frente a duras sanciones, sino que puede convertirse en una fórmula para generar informes de productividad y eficacia en el trabajo.

¿Cómo ayudan estos sistemas a las empresas?

En tiempos en los que el teletrabajo se impone, o a menos gana presencia, para las empresas es muy tranquilizador contar con herramientas que les permitan conocer qué desempeño realizan sus trabajadores.

Esos informes que citábamos anteriormente pueden servir para identificar patrones de ausentismo, retrasos y descubrir qué jornadas son las más productivas. Igualmente, ofrece más libertad a los empleados, que tienen acceso a sus propios registros y pueden decidir sobre cuestiones como los periodos vacacionales. Muchos de los programas que realizan estas funciones, o al menos ese es el caso de Cegid Visualtime, no es solo un software para picar a la entrada y la salida del trabajo.

Para el departamento de Recursos Humanos, que es quien habitualmente tiene que decidir sobre estas cuestiones, es de gran ayuda contar con un programa intuitivo y fácil de utilizar que controla todas las variables.

Por otra parte, estas aplicaciones que incluyen funciones extra también tienen como ventaja añadida su compatibilidad con otros sistemas o ERP, a lo que hay que sumar que son software que se pueden instalar en todo tipo de empresas, sin importar su tamaño o las necesidades de la compañía.

Protección para los trabajadores

Más allá de su utilidad como herramienta que permite impulsar la productividad en las empresas, estos programas son también de gran ayuda para los empleados. Y no hablamos simplemente de que su registro horario queda totalmente cubierto, sin posibilidad a horas extras impagadas, sino que hay software que incorporan otras funcionalidades igualmente interesantes.

El ejemplo más claro es Visualtime de Cegid, que cuenta con un canal de denuncias y el portal del empleado. La primera función es una aplicación interna que permite denuncias anónimas por parte de los trabajadores. Pueden acudir a ella los empleados que descubran alguna mala praxis por parte de la empresa, todo ello de manera totalmente anónima, quedando así su identidad protegida.

La otra función es el portal del empleado, que es un canal de comunicación interna destinado a mejorar las relaciones e interconexiones entre departamentos y personal que ocupa distintos lugares en la jerarquía de la empresa.

En resumen, invertir en un software de control de presencia y gestión horaria es una decisión estratégica que puede ayudar mucho a las empresas a mejorar sus índices de productividad y las relaciones personales y laborales con sus trabajadores.